5 juli 2018 Mick Hulzenboom

Durf het stuur uit handen te geven

Koers op succesvolle zelfsturende teams

De opkomst van zelfsturende teams is al enige tijd een feit binnen de wetenschappelijke literatuur, maar hedendaags is dit ook het geval in het bedrijfsleven. Steeds meer (grote) organisaties wagen de sprong en gaan experimenteren met de transitie naar zelfsturende teams. Dit is u waarschijnlijk niet ontgaan en sommige van u denken misschien dat de traditionele top-down, command-and-control organisatiehiërarchieën mogelijk uitsterven – en met goede reden. Het gebruik van zelfsturende teams heeft verschillende voordelen ten opzichte van de traditionele hiërarchische structuur, zoals toegenomen medewerkerstevredenheid, lagere overheadkosten en toegenomen buy-ins door belanghebbenden, zo blijkt uit verschillende wetenschappelijke onderzoeken.

 

Hoewel u misschien eerdere artikelen hebt gelezen over organisaties die met succes zelfsturende teams hebben gebruikt, is het belangrijk op te merken dat hun succes niet van de ene dag op de andere plaatsvindt. Er zijn verschillende hindernissen die in de weg kunnen staan, niet alleen bij het maken van de transitie, maar ook bij het zorgen dat teams succesvol zijn als de transitie eenmaal is gemaakt. Een zeer interessant en kenmerkend artikel op het gebied van deze hindernissen, is een thesisonderzoek naar de transitie naar zelfsturende teams binnen de zorgsector, uitgevoerd door Petra Smets van de Universiteit van Tilburg (Smets, 2014). Zij illustreert onder meer de instabiliteit die ontstaat bij een nieuw gevormd team, omdat het team niet zorgvuldig samengesteld en begeleid is. Dit leidt tot hoog team-verloop, onzekerheid, efficiëntieverlies en minder tijd voor strategische zaken. Om succesvol te zijn, moet je bereid zijn om de juiste basis te leggen en klaar te staan ​​om actief mee te doen tijdens de transitie en daarna. Of je nu net aan de transitie begint of al deel uitmaakt van een zelfsturend team, hier zijn vier tips om je teams klaar te stomen voor succes.

 

  1. Zorg ervoor dat u om de juiste redenen reorganiseert

Het is niet ongewoon dat een CEO/directeur vaststelt dat het bedrijf zich moet reorganiseren naar zelfsturende teams zonder de echte drijfveren te begrijpen. Er zijn veel onderzoeken, anekdotes en statistieken die de voordelen van zelfsturende teams promoten, zoals een snellere time-to-market, hogere winsten en lagere overheadkosten. Hoewel dit waar kan zijn, moeten leiders realistische, meetbare doelen stellen voordat ze een reorganisatie doorvoeren. U moet er ook voor zorgen dat u deze doelen met regelmaat opnieuw bekijkt en opnieuw beoordeelt om ervoor te zorgen dat uw teams altijd op de juiste manier zijn uitgelijnd.

 

  1. Communiceer vroeg en vaak

Zorg dat het management erbij betrokken is vanaf het begin. Begin met praten over de transitie en onderneem stappen om verwachtingen te managen. Zorg ervoor dat er genoeg tijd zit tussen de aankondiging van de transitie en de eerste stappen naar de hervorming. Hierin ligt de basis van verandermanagement en het is belangrijk dat deze filosofie van betrokkenheid en communicatie nageleefd wordt. Dit zal de deur openen naar vragen en antwoorden van werknemers, wat de onzekerheid enorm verlicht, vooral onder managers die wellicht verschillende rollen in deze nieuwe structuur op zich nemen. Als u al de overstap hebt gemaakt, wijdt u zich er dan toe om regelmatig open te communiceren met medewerkers, inclusief tijdige updates van de doelen en visies van de organisatie. Het is uiterst belangrijk voor werknemers om organisatorische en projectdoelen te begrijpen, evenals de context eromheen. Creëer een open-deur beleid met leiders, zodat medewerkers heldere vragen kunnen stellen en frustraties kunnen delen met betrekking tot het werken in een zelfsturend team. Hierdoor kunnen werknemers niet alleen beter presteren, maar ook laten weten dat het natuurlijk is om groeipijnen te hebben. De open communicatie kan ook kansen voor verbeteringen faciliteren.

 

  1. Gebruik 360-graden feedback om toewijding van uw medewerkers te garanderen

Betrek alle medewerkers bij het reorganisatieproces door focusgroepen of discussiepanels te organiseren om de manier waarop de teams worden gemaakt te helpen beïnvloeden. Vraag ook feedback van medewerkers over wat ze leuk, uitdagend en/of motiverend vinden aan hun huidige functie. Vraag of het zinvol is dat de teams projectmatig, op doelen gebaseerd of zelfs functioneel gebaseerd zijn. Evalueer of er gebieden in de organisatie zijn die expertise of ondersteuning missen en bouw ze op met het reorganisatieproces. Moedig teamleden aan regelmatig open en eerlijke, constructieve feedback te geven aan hun teamleden om hun samenwerking en prestaties te verbeteren. Het verzamelen van input van medewerkers laat zien dat dit waardevolle assets zijn voor de organisatie. Echter, bij het verzamelen van deze informatie stopt het natuurlijk niet. U moet daarna actief beleid voeren en de feedback omzetten in acties. Bij deze stap gaat het in 9 van de 10 gevallen mis bij organisaties. Men ziet vaak dat er geweldige feedbacksystemen zijn aangelegd en dat de medewerkers hier ook goed gebruik van maken, maar dat er vervolgens veel te weinig wordt gedaan met deze waardevolle informatie door de desbetreffende managers.

 

Medewerkers betrekken bij het reorganisatieproces en erop vertrouwen dat zij beslissingen nemen die een directe impact hebben op de organisatie, geeft aan dat zij worden gewaardeerd door de organisatie. Wanneer medewerkers zich gewaardeerd voelen, zullen ze een wederdienst leveren door meer bij te dragen aan de organisatie. Hierdoor creëert met een positieve spiraal van oplopende voordelen aan de zelfsturende structuur. Echter, ook hierbij geldt: dit is geen one time fix. Deze acties en gedragingen moet consistent worden volgehouden gedurende de gehele transitie (én daarna) om succes te garanderen.

 

  1. Leer medewerkers over zelfmanagement

Er is vaak een overgangsperiode waarin medewerkers zullen betwijfelen dat ze écht niet rapporteren aan een manager en verantwoordelijk zijn voor hun eigen werk. Het goed vertrouwen in de nieuwe autonomie en beloofde voordelen, ontstaat niet van de ene dag op de andere. Sommige werknemers hebben problemen met de overgang van een taakgerichte omgeving naar de zelfsturende omgeving. Dit geldt voor alle werknemers ongeacht hun engagement of functie binnen het bedrijf. Managers kunnen zichzelf in een nieuwe rol bevinden waar ze niet langer de medewerkers micro-management geven en moeten leren de controle op te geven en erop te vertrouwen dat ze slimme, getalenteerde mensen hebben ingehuurd om de taak uit te voeren die de beoogde resultaten oplevert. Voorheen taakgerichte werknemers, moeten nu binnen een team werken om te definiëren wat en hoe er wordt gewerkt om de bedrijfsdoelen en -doelstellingen te bereiken. Ze zullen er ook voor moeten zorgen dat ze hun werkprioriteiten op eigen kracht kunnen beheren zonder een manager die het specifiek voor hen opmaakt. Dit zijn geen zaken die men zichzelf gemakkelijk aanleert of tot het gezonde verstand behoren. Hierbij moeten bedrijven gerichte educatiemiddelen inzetten, anders kan de gehele transitie in de soep lopen.

Overweeg om trainingssessies met werknemers te houden om hen zelfsturende praktische tips te leren. Dit geeft hen de kracht van kennis en de nodige tools om succesvol te zijn in de nieuwe, zelfsturende structuur.

Daarnaast is het even belangrijk uw managers goed op te leiden voordat de nieuwe transitie in gang wordt gezet. Vragen als: hoe ga ik mijn nieuwe rol definiëren? Wat is de juiste bijdrage van mij tijdens en na het transitie proces? En hoe zet ik met mijn medewerkers optimaal in hun kracht in de nieuwe structuur? Spelen bij vrijwel elke manager die in dergelijk nieuwe structuur moet gaan functioneren. Zorg er daarom voor dat de lucht geklaard is en dat zij elke stap en schakel in het transitieproces helder voor ogen hebben en beheersen.

 

Conclusie

Vergeet niet dat verandering niet gemakkelijk is en dat succesvolle zelfsturende teams niet van de ene dag op de andere zijn gemaakt. Het vergt veel werk, toewijding en veel tijd om een verandering door te voeren, laat staan ​​ervoor te zorgen dat het efficiënt en effectief verloopt. Hoewel het tijdrovend kan zijn, kan uw organisatie van grotere voordelen genieten op lange termijn, dankzij de voordelen van zelfsturende teams, zoals verhoogde efficiëntie, hogere medewerkerstevredenheid en prestaties van betere kwaliteit. Weet ook dat, terwijl je misschien wat hobbels hebt, je toetreedt tot het domein van vele andere organisaties die de overstap al hebben gemaakt en het achteraf gezien enorm waardevol bevinden voor niet alleen de organisatie, maar ook voor de medewerkers en haar klanten. Zoals bij elke succesvolle interne verandering geldt, zet zich dit vanzelf door naar waarde toevoegingen bij uw klanten.

 

Referentie

Smets, P.H.M. (2014). The transition towards self-managing teams in the health-care sector. Tilburg University Press, Tilburg, Noord-Brabant.